10 idee per un evento fantastico

Come organizzare un evento così perfetto, che gli invitati vorranno condividerlo sui social network.

Come organizzare l’evento perfetto? Per rispondere a questa domanda, è bene fissare in mente innanzi tutto l’obiettivo dell’evento che vogliamo realizzare.

Solo allora, potremo pensare alla sua minuziosa programmazione.

 

Se parliamo di un evento che promuove una destinazione – tipologia di cui abbiamo esperienza, perché i viaggi e gli eventi sono tra gli argomenti principali di Viviconstile.it e perché come agenzia di pr e comunicazione capita di frequente sia di parteciparvi che di organizzare eventi e press day – non bisogna perdere mai di vista il target definitivo: gli invitati saranno sì e no 30 giornalisti, qualche tour operator e agenti di viaggio, ma il pubblico a cui desideriamo rivolgerci davvero potrebbe raggiungere i 10 milioni di turisti!

 

Metteremo le basi per un evento riuscito, innanzi tutto, introducendo l’elemento novità.

 

1.     Informazione tramite divertimento

Fare una presentazione classica non basta più.

Ci vuole qualcosa di più originale, per esempio un attore comico, un deejay o un prestigiatore che faccia da moderatore, un concorso a premi al posto della solita lotteria, il coinvolgimento della sala con uno spettacolo multisensoriale dove il pubblico viene persino bendato (provoca sempre un certo smarrimento, ma anche piacevole aspettativa).

L’informazione tramite il divertimento è una chiave vincente per un evento, ma non bisogna perdere di vista l’importanza di comunicare al pubblico i temi e il cuore del proprio evento. Una volta mi è capitato di uscire da evento stampa senza sapere nulla di più di quanto sapessi prima, perché il responsabile dell’ufficio stampa ha chiuso la presentazione dopo qualche minuto con un laconico: “Vabbè, mangiamo”. L’ho trovato insultante (vedi anche gli errori da evitare quando si organizza un evento di stile)

 

2.     L’invito

La visibilità del vostro evento, tuttavia, deve estendersi oltre la soddisfazione degli invitati. È utile inserire l’#hashtag dell’evento già nell’invito, in modo che siano gli stessi invitati a comunicare, a parlare di voi e a promuovervi sui social network. Attraverso le loro foto e i loro commenti, tutti rigorosamente accompagnati dall’hashtag ufficiale, sarà possibile far sapere al resto del mondo della vostra iniziativa.

 

3.     La location

Cominciamo con scegliere una location che sia desiderabile fotografare, bella, fotogenica.
Se state organizzando un congresso per 500 persone, allora sarà inevitabile utilizzare una classica sala congressi, ma per eventi di dimensioni minori, potete trovare location che vantano una luce naturale e con accesso a un giardino, per esempio. Nella foto, una location spettacolare (siamo a Kos, Mitsis Blue Dome Resort & Spa).

 

4.     Dress code

Suggerire un dress code nell’invito, un codice di abbigliamento, crea eleganza e identità di stile. Il dress code, infatti, costituisce un primo elemento comune tra gli ospiti, che si sentiranno parte di un gruppo. Niente di rigido: può essere semplicemente un colore dominante, magari proprio quello del brand che organizza l’evento.

 

5.     Accoglienza

Non lasciate che siano gli ospiti a doversi barcamenare per scoprire chi è il padrone di casa e come ci si deve muovere nel contesto dell’evento a cui sono stati invitati. Organizzate bene l’accoglienza, con delle hostess che si occupino dell’accredito e persone dello staff che siano d’aiuto anche all’interno della sala in cui l’evento si svolge.

 

6.     La musica

Poiché gli ospiti non arrivano mai tutti alla stessa ora, può essere buona regola mettere della musica d’intrattenimento prima dell’inizio. In questo modo, chi è arrivato puntuale o in anticipo non avrà il tempo di annoiarsi, e sarà possibile posticipare leggermente l’apertura dell’evento per aspettare gli ultimi, senza che nessuno ne abbia a male.

 

7.     Quanto conta l’atmosfera

Grazie al gioco, al divertimento, a una bella location e alla musica, dunque, è facile creare un’ottima atmosfera, disinvolta e che mette a proprio agio gli ospiti.  Se questi iniziano a chiacchierare e fare amicizia tra di loro, possiamo essere rassicurati che l’evento ha già superato il livello qualitativo medio e sarà ricordato con soddisfazione.

 

8.     Unire passione e passione

L’unione fa la forza. Si può unire la passione per i viaggi a quella per la lirica, oppure per il calcio.

A un evento molto riuscito a cui ho partecipato, la regione Friuli Venezia Giulia ha scelto di raccontarsi insieme all’Udinese Calcio. La squadra di serie A, diventata testimonial della destinazione, ha così fatto da tramite per raggiungere un pubblico diverso, promuovendo la destinazione presso la propria fan base. Il tifoso che si sposta per andare ad assistere a una partita scopre così un territorio meraviglioso che non aveva preso in considerazione dal punto di vista turistico, perché fino a questo momento aveva tenuto separati il mondo dei viaggi da quello calcistico.

 

9.     Un catering all’altezza

Mai sottovalutare il buffet. Perché l’evento sia davvero riuscito, si deve mangiar bene. Non abbandonate il tema principale e scegliete un catering non solo di qualità, ma tematico, regionale. E ancora, durante il cocktail, possono essere utili dei video che faranno compagnia agli invitati e fisseranno nella mente i temi trattati durante la presentazione.

 

10.  Un ricordo tangibile

Siamo alla chiusura. Tutto questo bel lavoro non va sprecato: la promozione non si esaurisce con l’evento. È importante assicurarsi di essere ricordati dal proprio pubblico in modo positivo, solo in questo modo l’obiettivo del nostro evento sarà raggiunto.

Un omaggio con cartella stampa è, praticamente, doveroso.

Un cadeau è un ricordo speciale e fa niente se di penne e agendine ne abbiamo cinquantamila, fanno sempre piacere. Persino un temperamatite per chi è appassionato di cancelleria.

E con un po’ di fantasia, ci si può sbizzarrire: magliette, cappellini, tazze, adesivi, puzzle, taccuini, calamite, bandiere, borse, matite, braccialetti, fiammiferi, fermacarte, ombrelli, palline antistress, porta biglietti da vistia, colla stick, timbri, buoni regalo si possono ordinare online e personalizzare con loghi e immagini.

 

Ecco quindi 10 idee, che possono diventare le nostre personali regole, per un evento perfetto.

Costerà un po’ di più, certo, come è certo che otterrà un miglior risultato.