Come organizzare un evento aziendale di stile (e di successo)

Organizzare un evento aziendale di stile è certamente un elemento di distinzione, che contribuisce a comunicare un’immagine positiva del brand.

 

Gli eventi aziendali sono un ottimo strumento di marketing per lanciare un messaggio ai clienti e a quelli che potrebbero diventarlo, per raggiungere un target di riferimento e raggiungere una fetta di mercato, per rilanciare o promuovere l’immagine aziendale e ottenere una buona presenza sulla stampa.
Esiste un vero e proprio cerimoniale nell’organizzazione di eventi aziendali che dovrebbe essere seguito, sia che si decida di organizzare una cena formale in un ambiente privato, sia che si organizzi un evento pubblico, di più ampio respiro.

Perché, appunto, sono molteplici le tipologie di evento a disposizione di un’azienda, ma tutte devono essere pensate per offrire un’esperienza indimenticabile: stile, efficienza, chiarezza, organizzazione sono le parole chiave.

È necessario stabilire quale sia il pubblico di riferimento e l'obiettivo dell'azienda. In base a ciò bisogna stanziare un budget massimo per organizzare l'evento. Si può decidere se organizzare un evento formale oppure uno più libero e spensierato.

Organizzare eventi richiede la necessaria presenza di team di collaboratori, ognuno con un compito specifico. Dopo aver stabilito dimensione, budget e potenziale pubblico si sceglierà la location.

Vediamo gli step fondamentali per organizzare un evento aziendale di stile.

1. Determina lo scopo e gli obiettivi del tuo evento

 

Definire il tipo di evento che ci si accinge a organizzare (celebrazione, raccolta fonti, formazione, vendita, lancio di nuovi prodotti…), il motivo e gli obiettivi dello stesso è di fondamentale importanza, per non perdere mai di vista lo stile aziendale.
Tutto deve essere messo nero su bianco, ogni singolo fattore deve essere preso in considerazione: location ideale, budget preventivato, natura dell’evento, tipologia degli ospiti, strategie aziendali.

 

2. Crea un team di lavoro vincente

 

Organizzare un evento aziendale di stile è un’esperienza elettrizzante, ma altrettanto impegnativa. Prima di iniziare meglio accertarsi di avere a disposizione tutte le competenze per poter realizzare un evento che sia davvero indimenticabile: affidarsi a un professionista del settore (un event manager) è la soluzione migliore in caso di incertezze e dubbi.
Nell’organizzazione di un evento impeccabile (e, soprattutto 2.0) è bene siano impegnati tre team diversi, ma complementari: il primo si occupa di tutte le attività creative, il secondo della pianificazione e progettazione e il terzo del focus al partecipante (customer care). I tre team devono lavorare a stretto contatto in tutte le fasi di realizzazione di un evento aziendale di successo.

 

 

3. Stabilisci un budget e… rispettalo!

Quando si organizza un evento aziendale è estremamente importante stabilire un budget e, possibilmente, rispettarlo. Pianificare un budget quanto più possibile corrispondente ai reali costi sostenuti a evento concluso, implica la necessità di porsi molte domande. Dovrò pagare uno staff? Noleggiare il salone e le attrezzature? Offrire cibo e bevande? Pubblicare volantini o mandare cartoline? Fin dall’inizio ricorda di pianificare una somma fattibile e di modificare il piano strada facendo per adattarlo all’evoluzione dell’evento e agli eventuali imprevisti.

 

4. Individua la location ideale

 

Una volta deciso il genere di evento che si vuole organizzare (presentazione di un nuovo prodotto, inaugurazione, lancio del brand, celebrazione, convegno…) è fondamentale individuare la location: nel caso di eventi aziendali si può optare per l’elegante sala congressuale di un hotel, la soluzione più classica o, se lo spazio lo consente, organizzare l’evento all’interno dell’azienda stessa. Se l’evento avrà un taglio più informale e festoso, meglio stupire gli ospiti con una location insolita, mai utilizzata prima da aziende competitor.
Dopo convention e dibattiti è bene offrire ai presenti un buffet: momento di aggregazione e scambio di idee in un clima finalmente più rilassato e meno formale.

 

5. Fai conosce il tuo evento e seguine l’evoluzione

 

Una volta definite location, data e tipologia di ospiti è bene abbia inizio una fase di fondamentale importanza per il successo dell’evento: la comunicazione. Perché un evento inizia nel momento stesso in cui nell’ambiente si inizia a parlarne.
Creare un invito accattivante e in grado di solleticare la curiosità dell’ospite è uno step fondamentale, in grado di determinare il successo dell’intera iniziativa.
Puntare su una grafica spettacolare e riconoscibile, giocare con un pizzico di umorismo (se il tenore dell’evento lo permette), utilizzare tutti i canali di comunicazione a disposizione (e-mail, Facebook, Instagram, Twitter, creare un hasthag ufficiale dell’evento e un claim indimenticabile…) contribuirà a creare intorno all’evento aspettativa, interesse e, di conseguenza, il desiderio di prendere parte a un appuntamento che si preannuncia cool.
Ricorda: l’evento va seguito in tutte le sue fasi. Di promozione e invito, certo, ma anche durante lo svolgimento dello stesso e, ancora di più, a conclusione avvenuta.

 

Caterina La Grotteria
Co-founder iStile Comunicazione

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